Schluss mit sinnfreien Meetings

Meetings sind oft ineffektiv und machmal völlig überflüssig. Die Konferenzkultur im Arbeitsalltag lässt zu wünschen übrig. Wir geben Tipps für effizientere Meetings.

Die Arbeit auf dem eigenen Schreibtisch stapelt sich. Doch statt Dringendes zu erledigen stehen Meetings auf der Agenda. Viele Führungskräfte und Mitarbeiter haben das Gefühl, durch Besprechungen von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten zu werden. Das belegen auch Studien und Forschungsergebnisse.

Ein Drittel der Manager hält viele Meetings für überflüssig

So zeigt auch eine Studie zum soeben erschienen Buch "Ich hasse Teams" von Svenja Hofert und Thorsten Visbal, dass knapp die Hälfte der 104 Befragten alleine effizienter arbeitet als im Team und das zu ihren negativen Teamerlebnissen unter anderem unproduktive Meetings gehören.

Die internationalen Studie "Workplace Survey 2009" des Personaldienstleisters Robert Half International fand heraus, dass die dazu Befragten 31,5 Prozent aller Meetings für überflüssig hielten. Insgesamt wurden dafür mehr als 6000 Personal- und Finanzmanager interviewt.

Mangelnde Vorbereitung, fehlender Fokus

Die Gründe, warum Meetings für so überflüssig gehalten werden, sind vielfältig. Dazu gehören etwa ungenügende Vorbereitung, ausufernde Diskussionen, aber auch unklare Gründe, warum die Besprechung einberufen wurde: "42 Prozent bemängeln, dass die Teilnehmer nicht vorbereitet sind. 35 Prozent beklagen, dass unklar ist, warum das Meeting überhaupt stattfindet", sagt Christian Umbs, Direktor bei Robert Half International. Und ebenso viele Befragte kritisieren, dass die relevanten Informationen gar nicht ausgetauscht werden, weil die entsprechenden Teilnehmer bei der Besprechung nicht anwesend sind.

Umbs kennt dieses Phänomen auch aus seiner eigenen Berufserfahrung: "Ich bin auch schon mal für ein Meeting um die halbe Welt gereist. Dort habe ich aber leider nicht viel Neues erfahren, sondern die zwei Tage in einem netten Hotel hauptsächlich damit verbracht, Kontakte zu knüpfen." Und so beschlich auch ihn das Gefühl, zu seiner eigentlichen Arbeit gar nicht gekommen zu sein. "Vom betriebswirtschaftlichen Denken aus gesehen hat der Trip wenig gebracht."

Entscheidungen werden vertagt

Die wissenschaftliche Referentin Judith Neumer vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung e.V. in München hat in den letzten Jahren mit ihren Kolleginnen Annegret Bolte und Stephanie Porschen Meetings erforscht und dabei die verschiedenen Probleme herausgefiltert, die bei ihrer Durchführung entstehen: "Meetings bleiben oft so wirkungslos, weil ihre Teilnehmer sich über ihre Entscheidungsbefugnisse im Unklaren sind. Deshalb werden Entscheidungen vermieden."

Stattdessen flüchten sich die Konferenzteilnehmer in andere Aktivitäten. So werden zum Beispiel noch mehr Informationen eingeholt und Entscheidungen vertagt. Meist ist der Hintergrund für solch ein Handeln die Angst vor Fehlentscheidungen.

Die Konferenz als Kampfplatz

Aber Neumer sieht in diesem Fall das Problem nicht allein bei den Meetings, sondern vielmehr in der Firmenkultur: "Wenn in einem Unternehmen eine Null-Fehler-Toleranz herrscht, ist es nicht verwunderlich, dass im Meeting keiner einen Fehler machen und eine Entscheidung treffen will." Es ist also gar nicht so sehr das Meeting das Problem: "Das Meeting ist oft die Bühne, auf der sich die Probleme herauskristallisieren."

Ein weiteres Problem hängt mit der Tatsache zusammen, dass viele Teilnehmer Meetings als Bühne für ihre eigene Selbstdarstellung betrachten: "Oft wird die Konferenz zum Kampfplatz. Es geht dann um den Schlagabtausch von Konkurrenten, nicht um Kooperation", so Neumer. Vor diesem Hintergrund entwickelten viele Beschäftigte eine regelrechte Meetingangst.

Auch eine Charakterfrage

Karrierecoach Svenja Hofert sieht ein weiteres Problem in den unterschiedlichen Gruppenpersönlichkeiten. Da gibt es den Stammtisch, bei dem sich alle supergut verstehen oder die Mannschaft, die ein klar strukturiertes Ziel anvisiert. Wieder andere Gruppen machen eher den Eindruck eines unkoordinierten Haufens oder einer straff organisierten Truppe.

Unterschiedlich ausgeprägt sei in all diesen Gruppen das Nähe- und Distanzverhältnis der Mitglieder untereinander, aber auch die Gruppenhaltung: Von effizient und autoritär wie die "Truppe" bis hin zu kreativ und chaotisch wie der "Haufen". Hofert: "Wer anders gestrickt ist als der Gesamtcharakter der Gruppe, ist meist von ihren Meetings besonders genervt."

Tipps für effizientere Meetings

Zu einer guten Meetingplanung gehört die Ausarbeitung einer Tagesordnung und die Bestimmung eines Moderators.

Zu einer sinnvollen Durchführung der Konferenz ist die Vorbereitung der Teilnehmer unabdingbar.

Es ist sinnvoll, die Dauer auf 30 bis 45 Minuten zu begrenzen. Danach lässt die Konzentration nach.

Sind keine Gesprächsthemen vorhanden, sollte eine Konferenz abgesagt werden.

Fehlt ein wichtiger Ansprechpartner oder eine entscheidende Information, kann es sinnvoll sein, die Runde abzusagen.