Präsentationen gestalten: Vortrag statt Folienschlacht

Für eine gelungene Präsentation gilt es, den Zuhörer in den Mittelpunkt zu stellen. Denn technikverliebte Folienschlachten rufen beim Publikum oft nur eine Reaktion hervor: Langeweile.

Präsentationen im geschäftlichen Umfeld sollen die Zuhörer für Ideen oder Problemlösungen begeistern. Doch Umfragen zeigen: Die Zuhörer begeistern können im Schnitt nur drei Prozent aller Vorträge. Vielfach stehen Technik und Informationsfülle im Mittelpunkt, denn dank Hilfen wie "Powerpoint" sind Vorträge im Nu erstellt: Die Anwendung ist schnell geöffnet, Text und Grafiken eingefügt - fertig sind die Unterlagen. Entsprechend folgen viele Vorträge Folie auf Folie dem gleichen Schema: Hier noch ein Detail, da noch eine Tabelle, dort noch eine Statistik. Der Vortragende hingegen steht blass im Hintergrund, der Vortragsstil wirkt unpersönlich, monoton, einschläfernd.

Auf Kernaussagen konzentrieren

Das Gegenmittel: Die Präsentation gezielt auf das Publikum abstimmen - und auf die sogenannten "Bullet-Points" konzentrieren. Das sind die Eckdaten, die die Zuhörer überzeugen können und sie beim Treffen von Entscheidungen unterstützen. Entsprechend sollte der Vortragende beim Planen vorgehen: Zunächst die Kernbotschaften definieren - also die drei, vier Argumente, die bei den Zuhörern die größte Wirkung erzielen, weil sie den größten Nutzen aufzeigen. Solche Kernboschaften können zum Beispiel lauten:

* "So gewinnen wir neue Kunden"
* "Dadurch steigt Ihr Gewinn um 20 Prozent"
* "Dann können Sie ruhig schlafen"

Diese Nachrichten gehören ins Zentrum der Präsentation. Alles andere dient lediglich dazu, die Kernbotschaften zu unterstreichen. Der Präsentator darf die Zuhörer nicht mit Informationen und Argumenten überhäufen.

Nach dem Zuhörer fragen

Wichtig ist beim Präsentieren auch, die Zuhörer nicht nur rational, sondern auch emotional anzusprechen. Bringen Sie Ihre Zuhörer zum Träumen, denn nur so können Sie bei ihnen Gefühle auslösen. Doch jeder Zuhörer hat seine eigenen Bedürfnisse und Ewartungen. Benutzen Sie deshalb möglichst keine Standardfolien. Passen Sie den Vortrag Ihrem Publikum an. Klären Sie im Vorfeld Fragen wie: Was erwartet der Vorstand oder Geschäftsführer, was will der Einkäufer, was hilft dem Leiter der Fachabteilung?

Für eine packende Präsentation sollten Sie neben den Problemen und Bedürfnissen Ihrer Zuhörer auch deren Wertvorstellungen und Entscheidungskriterien kennen. Es gilt, die gleiche Sprache wie Ihr Publikum zu sprechen. Versetzen Sie sich dazu auf den Standpunkt Ihrer Zuhörer: Wo "drückt der Schuh"? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie "mitnehmen"?

Vortrag statt Folienschlacht

Damit Ihre Präsentation die Zuhörer fesselt, müssen Sie sich und Ihre Kernbotschaften in Szene setzen. Reduzieren Sie dafür den Text auf Ihren Folien soweit wie möglich. Beschränken Sie die Inhalte auf Titel, Zitate und Schlagworte. Je mehr Text auf den Folien steht, desto überflüssiger werden Sie als Präsentator - die Information liefert dann der Projektor. Außerdem lenkt viel Text die Aufmerksamkeit der Zuhörer vom Vortrag auf die Folien. Denn das Publikum muss den Text ja lesen - und der Vortragende immer wieder um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu kämpfen

Was für den Text gilt, gilt auch für die Gestaltung der Folien: Halten Sie diese eher schlicht, vermeiden Sie wilde Farbkombinationen und ablenkende Animationen wie fliegende Buchstaben oder winkende Cliparts. Denn für das Interesse und Stimmung Ihres Publikums sind nicht Bilder und Animationen zuständig, sondern Sie als Redner.

Folien sollten ein aussagekräftiges Bild, eine beeindruckende Zahl oder Grafik oder ein übersichtliches Diagramm enthalten - also ein Element, das den Vortrag entweder inhaltlich unterstützt oder eine Stimmung erzeugt. Diese Elemente sollten die ganze Folie ausfüllen und nicht klein neben Text "gequetscht" werden. Dadurch dass die Informationen hauptsächlich mündlich vorgetragen werden, und das grafische Element den Vortrag nur unterstützt, entsteht zusätzlich Spannung.

Spannende Geschichten erzählen

Menschen lieben Geschichten und Beispiele aus dem wahren Leben. Sie schätzen prägnante Zitate oder Lebensweisheiten. Versuchen Sie deshalb, Ihre Kernbotschaften in eine unterhaltsame Geschichte zu packen, die im Gedächtnis bleibt. Entwickeln Sie eine spannende Dramaturgie für Ihre Präsentation - ähnlich wie ein Buchautor oder Filmemacher. Dabei können Sie sich an folgendem Leitfaden orientieren:

1. Spannende Einleitung
Weckt die Aufmerksamkeit des Publikums
2. Wirkungsvolle Beschreibung des Problems der Zuhörer
Bezieht das Publikum mit ein
3. Wirkungsvolle Beschreibung der Bedürfnisse der Zuhörer
Weckt Interesse an der Lösung
4. Präsentation der Lösung
Zeigt mögliche Lösung auf
5. Finale
Zuhörer sind motiviert, den nächsten Schritt zu tun

Damit Sie dieses Ziel ohne Umwege erreichen, müssen Sie Ihre Präsentation entsprechend gestalten. Achten Sie zum Beispiel bei einer 20-minütigen Präsentation darauf, dass Ihre Unterlagen aus nicht mehr als zehn Folien bestehen. Streichen Sie jede Folie, die nicht mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt

* Unterstreicht die Kernbotschaft
* Veranschaulicht das Anliegen
* Erzeugt Emotionen

Dialog statt Referat

Achten Sie beim Vortrag außerdem darauf, dass Sie permanent mit Ihren Zuhörern sprechen. Vermeiden Sie Monologe und reden Sie Ihr Publikum direkt an: Stellen Sie Fragen, holen Sie Zustimmung ein, halten Sie stets Blickkontakt. Kehren Sie Ihren Zuhörern nicht den Rücken zu. Zum Erstellen Ihrer Folien können Sie durchaus Powerpoint nutzen. Das Programm ist ein guter Assistent. Beim Präsentieren selbst sollte jedoch stets der Mensch im Mittelpunkt stehen - und nicht die Technik.

Anita Hermann-Ruess kommt aus Ravensburg und ist Kommunikationstrainerin. Sie ist unter anderem Autorin der Bücher "Speak Limbic - Das Ideenbuch für wirkungsvolle Präsentationen" und "Sell Limbic - Einfach verkaufen!"