Im Meeting: Setzen Sie sich durch

Lernen Sie Meetings zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Wie Sie Ihre Chefs und Kollegen überzeugen. Wir verraten Tipps, Tricks und Strategien.

Schön, dass wir geredet haben. Dieses ernüchternde Fazit lässt sich nach vielen Meetings ziehen. Da wurde ausufernd diskutiert, das Für und Wider der Argumente abgewogen, ein Kärtchen ums andere aufs Flipchart gepinnt – und ein konkreter Beschluss auf das nächste Treffen in zwei Wochen verschoben.

Ziele definieren, Zeit einhalten

Schuld an ineffizienten Besprechungen ist meist eine schlechte Vorbereitung. "Jedes Meeting braucht ein klares Ziel und eine Agenda, die vorab an die Teilnehmer verschickt wurde", sagt Christian Zielke, Managementtrainer und Professor für Kommunikation und Personalmanagement an der Hochschule Gießen-Friedberg. Versieht der Besprechungsleiter die einzelnen Tagesordnungspunkte zudem mit einer Zeitvorgabe, beugt das einer Verzettelung vor – vorausgesetzt, er sorgt auch für die Einhaltung der Zeiten. Zielke rät zudem, zu Beginn des Meetings gemeinsam mit den Teilnehmern Kommunikationsregeln aufzustellen. Zwischenschritte und Ergebnisse gelte es zu visualisieren, Unklarheiten durch gezielte Nachfragen zu beseitigen.

Alles klar soweit? Nun sind die Teilnehmer des Seminars "Effiziente Meetingstrategien" – allesamt Fachexperten oder mittleres Management – an der Reihe, die Theorie mit Leben zu füllen. Monika übt sich zuerst als Besprechungsleiterin. Sie begrüßt ihre Teilnehmer freundlich, definiert das Ziel des Treffens und hält aufmerksam Blickkontakt – allerdings zu aufmerksam: Angeregt durch ihr Lächeln und ihre Körperhaltung, kommen die Teilnehmer so stark ins Reden, dass Monika die Gesprächsführung zwischenzeitlich entgleitet. Ergebnis nach Ablauf der vereinbarten Viertelstunde? Vertagt. Die Diskutanten wiederum erkennen im Video-Feedback: Es ist nicht einfach, einen Standpunkt klar und pointiert zu vermitteln.

Die zentrale Botschaft

"Beschränken Sie sich auf fünf dramaturgisch durchdachte Sätze", fordert der Trainer. An den Anfang gehöre eine konsensfähige Aussage, die alle Teilnehmer mitnimmt. Am Schluss steht die zentrale Botschaft, die ihnen im Ohr bleiben soll. Und dazwischen: drei kurz und knackig aufgezählte Argumente. Erstens, zweitens, drittens – überzeugt.

Gut ist, wer seine Inhalte in aussagekräftige Bilder oder Schlüsselwörter packen kann. Ratsam ist auch: Sachverhalte stets positiv formulieren. Allzu schnell könne das Wörtchen "nicht" überhört und die Botschaft ins Gegenteil verkehrt werden, warnt Zielke. Wer einem Kollegen Kontra geben will, sollte das nicht tun, ohne ihn vorher zweimal verbal zu "streicheln", rät der Trainer. Höflichkeiten à la "Sie haben recht, das mag ein interessanter Aspekt sein" seien ein besserer Boden für eine argumentative Retourkutsche als bloßes Zurückblaffen.

Die wichtigsten Tricks

Gut ist, was zum Ziel führt, lautet Zielkes Devise. Wer sich in Besprechungen durchsetzen will, komme nicht umhin, sich ein paar Tricks anzueignen. Die Überzeugungsarbeit beginne bei der eigenen Präsenz: Dunkle Kleidung steht für Kompetenz, der eigene Sitzplatz sollte Blickkontakt zum Moderator ermöglichen (ergo: nicht neben ihm Platz nehmen). Statt artig die Hände unter dem Tisch zu falten, fordert der Trainer die Teilnehmer auf, beim Sitzen Raum einzunehmen. So wie Andreas, der einen Ellbogen erwartungsvoll auf die Stuhllehne ausgefahren hat.

"Visualität schlägt Qualität" begründet Zielke. Das gelte auch für die Redebeiträge: Wie, wann und wie oft sich jemand in die Diskussion eingebracht hat, bleibe den anderen Teilnehmern besser in Erinnerung als der Inhalt des Gesagten. Der Trainer rät: "Bringen Sie sich rasch, aber nicht als erster in die Runde ein." Und bloß nicht zu langatmig: Fachliche Details und präzise Schilderungen von Abläufen seien in Meetings fehl am Platz: "Da verpufft nur die Wirkung", so Zielke.

Alles nur Show?

Manchem Teilnehmer läuft das innerlich zuwider. Der Trainer, selbst Profi in punkto Selbstvermarktung, entgegnet: "Wichtiger als die Sachebene ist in Besprechungen die Gruppendynamik." Und damit Fragen wie: Mit wem kann ich mich verbünden, wen gilt es ausbremsen? Und vor allem: Wer sind die Alpha-Tiere in der Runde? "Die müssen Sie in erster Linie überzeugen." Im Regelfall zählen dazu die Ranghöchsten. Die eigenen Argumente gelte es daher in eine Sprache zu kleiden, die das Management versteht: "Gewinn und Verlust ist das Einzige, was dort zählt", weiß der Trainer, der selbst in leitenden Positionen in Großunternehmen tätig war.

Ganz schön ernüchternd, findet die junge Ingenieurin. Der Trainer setzt noch eins drauf: Insbesondere in wichtigen Meetings seien die einzelnen Positionen und Zugeständnisse häufig bereits durch informelle Absprachen festgelegt. Er rät den Seminarteilnehmern daher, bereits im Vorfeld Verbündete für die eigene Sache zu gewinnen. Letztlich seien Meetings oftmals ein Machtschauplatz. Ob man das als sachorientierter Mitarbeiter nun sympathisch fände oder nicht, so Zielke: "Weiter kommt nur – insbesondere in Konzernen – wer die geltenden Spielregeln anwendet."

Weitere Informationen:

www.haufe-akademie.de