Assessment Center (6): Postkorbübung

Der Einkauf benötigt Ihre Unterschrift am besten gestern, der Vorstand will unbedingt heute die wichtige Lieferung aus Übersee besprechen, und zu allem Überfluss hat Ihr Kind noch einen Unfall mit dem Fahrrad gebaut. Ein mögliches Szenario der Postkorbübung.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen aus dem Urlaub zurück, Ihr Briefkasten läuft über, und auch die Mailbox quillt über. Sie haben wenig Zeit und müssen die Postberge abarbeiten. Da gibt es Werbepost, Privates, Mahnungen und wichtige Termine, die sich teilweise überschneiden. Diese Situation bildet die Postkorbübung ab und versetzt Sie dabei in die Rolle des Leiters einer Unternehmenseinheit.

Der Test mit dem Papierberg beleuchtet Ihre Belastbarkeit unter Zeitdruck, Ihr Analyse- und Urteilsvermögen sowie Ihre Entscheidungsfreudigkeit. Daher steht die systematische Bearbeitung der einzelnen Vorgänge im Mittelpunkt. Sie sollen jedes Mal angeben, ob sie die Aufgabe beispielsweise selbst erledigen, delegieren, das Schreiben wegwerfen oder einen Termin vereinbaren lassen.

Beispiele für Vorgänge in der Postkorbübung

• Ihre Hausbank teilt Ihnen mit, dass das Kreditlimit ausgeschöpft ist und damit Lieferantenrechnungen nicht bezahlt werden können.
• Sie sollen einen Vortrag bei der IHK halten.
• Eine Notiz Ihrer Sekretärin besagt, dass es zwischen zwei Abteilungsleitern Ihres Bereiches zu heftigen Auseinandersetzungen kam und sich diese vor den Mitarbeitern angeschrieen haben.
• Ein wichtiger Kunde hat um einen Gesprächstermin gebeten. Er will unbedingt mit Ihnen sprechen, obwohl Sie an dem gewünschten Tag schon andere Termine haben.
• Der Betriebsratsvorsitzende feiert nächste Woche 25. Firmenjubiläum.

Die Postkorbübung wird in der Regel anhand Ihrer schriftlichen Notizen ausgewertet. Bei manchen Assessment Centern haben Sie Gelegenheit, Ihre Ergebnisse in Form einer Präsentation zu erläutern.

Planung ist der Schlüssel zum Erfolg

Geplantes Vorgehen ist der einzige Weg zur Lösung der Postkorbaufgabe. Das sollten Sie auch in der angespannten Prüfungssitutation stets im Hinterkopf behalten. Lesen Sie sich daher alle Informationen einmal durch, bevor Sie die Aufgaben einordnen. Hilfreich ist dabei alle Vorgänge mit Nummern zu versehen, so können Sie die anschließende Bearbeitung vereinfachen. Überlegen Sie, welche Priorität die einzelnen Vorgänge haben. Anschließend entscheiden Sie, was Sie selbst erledigen und was Sie delegieren können.

Analysieren Sie, welche Vorgänge miteinander im Zusammenhang stehen. Räumen Sie beruflichen Vorgängen eine höhere Priorität als Privatangelegenheiten ein. Dies gilt nicht für dringende persönliche Angelegenheiten - wie ein schwerer Unfall des Partners oder Kinder in Lebensgefahr.

Mögliche Überschneidungen stets im Blick

Bei manchen Postkorbübungen steht Ihnen ein Kalender oder eine Terminverwaltung im PC zur Verfügung. Machen Sie sich mit den angebotenen Werkzeugen vertraut und nutzen Sie sie! Falls diese Hilfen nicht gegeben sind, erstellen Sie sich selbst einen Terminkalender, um terminliche Überschneidungen sichtbar zu machen und zu vermeiden.

Wird die Übung komplett am PC durchgeführt, erwartet Sie eine zusätzliche Herausforderung. Denn zu Beginn der Übung liegen nur wenige Vorgänge im virtuellen Postkorb. Doch der Schein trügt: Im Laufe der Zeit treffen weitere Informationen ein, um Ihr Verhalten unter Stress zu prüfen.

Personalthemen persönlich wahrnehmen

Noch ein wichtiger Tipp zum Schluss: In vielen Fällen können Sie sich die Arbeit erleichtern, indem Sie Mut zum Delegieren oder Ablehnen von Anfragen aufbringen. Nur Personalthemen sollten Sie in der Regel nicht delegieren, sondern als Führungskraft persönlich bearbeiten. Dazu zählen etwa Beurteilungsgespräche, Jubilarehrungen oder Vorstellungsgespräche.